Confidentialité des renseignements personnels

La confidentialité des renseignements personnels est un principe important de l’Association des massothérapeutes du Nouveau-Brunswick (ANBMT). Nous nous engageons à recueillir, à utiliser et à divulguer les renseignements personnels de façon responsable et seulement dans la mesure nécessaire aux services que nous offrons. Nous essayons également d’être ouverts et transparents quant à la façon dont nous traitons les renseignements personnels.

Le présent document décrit nos politiques de confidentialité conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels en vigueur au Canada: la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée du Nouveau-Brunswick et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). La Loi sur la protection des renseignements personnels du Nouveau-Brunswick s’applique à tous les documents qui ne sont pas autrement exclus en vertu de l’Article 3.1, Section 4. Cette loi prévaut sur les autres lois, sauf disposition contraire expresse. La LPRPDE s’applique aux organisations du secteur privé à travers le Canada qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels dans le cadre d’une activité commerciale.

L’Alberta, la Colombie-Britannique, le Québec, l’Ontario, le Nouveau-Brunswick, la Nouvelle-Écosse et Terre-Neuve-et-Labrador ont leurs propres lois sur la protection de la vie privée dans le secteur privé qui ont été jugées essentiellement similaires en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels sur la santé. Les organisations assujetties à une loi provinciale sur la protection de la vie privée essentiellement similaire sont généralement exemptées de la LPRPDE en ce qui concerne la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels qui ont lieu dans cette province.

Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée 

Qu’est-ce que l’information personnelle?

Les informations personnelles sont des informations concernant une personne identifiable. Les renseignements personnels comprennent les renseignements relatifs aux caractéristiques personnelles (par exemple, le sexe, l’âge, le revenu, l’adresse ou le numéro de téléphone du domicile, l’origine ethnique, la situation familiale), à la santé ou aux activités et opinions (par exemple, la religion, la politique, les opinions exprimées par une personne, l’opinion ou l’évaluation d’une personne). Les renseignements personnels sont à distinguer des renseignements commerciaux (par exemple, l’adresse et le numéro de téléphone professionnels d’une personne), qui ne sont pas protégés par la législation sur la protection de la vie privée.

Qui sommes-nous?

Notre organisation, l’Association des massothérapeutes du Nouveau-Brunswick, compte au moment de la rédaction du présent document un (1) membre du personnel. Nous faisons appel à un certain nombre de consultants et d’agences qui peuvent, dans le cadre de leurs fonctions, avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Il s’agit notamment de consultants en informatique, de comptables, de travailleurs temporaires, de sociétés de cartes de crédit, de gestionnaires de sites web et d’avocats. Nous limitons leur accès aux informations personnelles que nous détenons autant qu’il est raisonnablement possible. Nous avons également l’assurance qu’ils respectent les principes de confidentialité appropriés.

Nous recueillons des informations personnelles sur nos membres

Objectif principal

Comme toutes les associations, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de servir nos membres. Pour nos membres, le but premier de la collecte de renseignements personnels est de fournir des services aux membres.

Sur notre site web, nous ne recueillons, à l’exception des cookies, que les informations personnelles que vous fournissez et n’utilisons ces informations que dans le but pour lequel vous nous les avez données (par exemple, pour répondre à votre message électronique, pour devenir membre, pour vous inscrire à un cours). Les cookies sont uniquement utilisés pour vous aider à naviguer sur notre site web et ne sont pas utilisés pour vous surveiller.

À propos du personnel contractuel et des bénévoles

En ce qui concerne les personnes qui travaillent sous contrat pour nous (par exemple, les travailleurs temporaires), nous recueillons des informations personnelles principalement pour nous assurer que nous pouvons les contacter à l’avenir (par exemple, pour de nouveaux projets) et pour les communications nécessaires liées au travail (par exemple, l’envoi des chèques de salaire, les reçus fiscaux de fin d’année). L’adresse et le numéro de téléphone du domicile sont des exemples du type d’informations personnelles que nous recueillons à ces fins. Il est rare que nous recueillions de telles informations sans consentement préalable, mais cela peut arriver en cas d’urgence sanitaire (par exemple, une épidémie de SRAS) ou pour enquêter sur une éventuelle violation de la loi (par exemple, en cas de vol). Si des employés contractuels ou des bénévoles demandent une lettre de recommandation ou une évaluation, nous recueillerons des informations sur leurs performances professionnelles et fournirons un rapport selon leur autorisation. 

Fins connexes et secondaires

Comme la plupart des organisations, nous recueillons, utilisons et divulguons également des informations à des fins connexes ou secondaires à nos objectifs principaux. Les exemples les plus courants de nos objectifs connexes et secondaires sont les suivants:

• Facturer aux membres des services qui n’ont pas été payés à l’époque, traiter les paiements par carte de crédit ou recouvrer les comptes impayés.
• Pour informer les membres et d’autres personnes d’événements spéciaux ou d’opportunités (par exemple, un séminaire, des ateliers ou un service) que nous proposons.

Protection des renseignements personnels

Nous comprenons l’importance de la protection des renseignements personnels. C’est pourquoi nous avons pris les mesures suivantes:

• Les informations sur papier sont soit sous surveillance, soit sécurisées dans une zone verrouillée ou à accès restreint.
• Le matériel électronique est surveillé ou placé dans une zone verrouillée ou à accès restreint en tout temps. En outre, des mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs.
• Les informations sur papier sont transmises dans des enveloppes ou des boîtes scellées et adressées par des entreprises réputées.
• Les informations électroniques sont transmises par une ligne directe ou sont rendues anonymes ou cryptées.
• Le personnel est formé pour collecter, utiliser et divulguer les informations personnelles uniquement dans le cadre de ses fonctions et conformément à notre politique de confidentialité.
• Les consultants et agences externes ayant accès aux informations personnelles doivent conclure des accords de confidentialité avec nous.

Conservation et destruction des informations personnelles

Nous devons conserver les informations personnelles pendant un certain temps afin de pouvoir répondre à toute question que vous pourriez avoir sur les services fournis et pour notre propre responsabilité vis-à-vis des organismes de réglementation externes. Toutefois, nous ne souhaitons pas conserver les informations personnelles trop longtemps afin de protéger votre vie privée.

Nos répertoires de membres et de contacts sont beaucoup plus difficiles à détruire systématiquement, C’est pourquoi nous supprimons ces informations lorsque nous le pouvons s’il ne semble pas que nous vous contacterons à nouveau. Toutefois, si vous le demandez, nous supprimerons immédiatement ces informations de contact. Nous conservons toute information personnelle relative à nos séminaires de correspondance générale (c’est-à-dire avec des personnes qui ne sont pas membres) et à nos activités de marketing pendant environ deux ans après la fin du séminaire ou de l’activité de marketing.

Nous détruisons les dossiers papier contenant des informations personnelles par déchiquetage. Nous détruisons les informations électroniques en les supprimant et, lorsque le matériel est mis au rebut, nous veillons à ce que le disque dur soit physiquement détruit. Nous pouvons également envoyer une partie ou la totalité du dossier d’adhésion à notre membre.

Renseignements personnels 

Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou tel que requis ou expressément autorisé par la loi. Les renseignements personnels ne doivent être conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

En vertu de la législation fédérale sur la protection des renseignements personnels, les organisations sont tenues d’élaborer des procédures détaillées pour régir la conservation des documents en leur possession. En outre, les bonnes pratiques commerciales exigent des procédures de conservation pour s’assurer que nous conservons les renseignements personnels et les documents commerciaux sensibles pendant une période appropriée à des fins de référence et de continuité, mais que nous ne conservons pas ces renseignements au-delà de la période nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel ils ont été recueillis ou élaborés.

Pour faciliter au maximum la conservation des dossiers, la durée recommandée de conservation des dossiers est de dix ans. Après cette période, les dossiers peuvent être détruits comme indiqué dans la section Destruction des dossiers ci-dessous. Dans certains cas, les exigences en matière de conservation des dossiers peuvent varier, conformément à la loi. 

Horaire de conservation